Blogikierrätystä: Sisäisestä viestinnästä

Sparrailulounaalla selvitykseemme vastanneen markkinoijan kanssa puhuttiin sisäisen viestinnän tehostamisesta. Ajattelen, että siihen liittyy erityisesti kolme oleellista näkökulmaa. Oli pakko kaivaa esiin vanha kirjoitukseni vuodelta 2012, koska siinä on avattu yksi näistä kysymyksistä:
1) Ketä kiinnostaa? Miksi sisäinen yleisösi kuluttaisi omaa mediaansa?
2) Mikä suunta? Kenen oikeastaan pitäisi olla äänessä?
3) Ja sitten tämä: Miksi tietoa pitää kuljettaa? Esim. sähköposteissa.

Vältä tiedonkulkua

Tiedonkulku on täysin vanhentunut käsite. Siitä pitäisi pyrkiä eroon. Sen sijaan, organisaatioiden tulisi tarjota tieto liikkumattomana ja motivoida yleisöjään etsimään ja hyödyntämään sitä. Oli kyse sitten omasta henkilökunnasta, asiakkaista tai kumppaneista, he kaikki ovat liiallisen tiedon kuljettamisen uhreja. Markkinat tarjoavat uusia työkaluja ja toimintamalleja joka lähtöön, mutta niistä innostuminen on vaarallista.

On muodikasta ottaa käyttöön järjestelmiä, joissa dokumentteja, tietoa ja yhteistyötä keskitetään yhteen paikkaan, kaikilla vempeleillä tavoitettavaksi.  Monikanavaisuus tai päätelaiteriippumattomuus eivät enää ole hankalia tai kalliita arvoja toteuttaa, ja usein ne tuovatkin mukanaan  varsin  kustannustehokasta ajattelua.

Muotiin sisältyy kuitenkin aina harha. Kun näemme jonkin kauniin toimintatavan jonkun toisen käytössä, emme ehkä muista omia muhkuroitamme: piintyneitä tapojamme, muutosvastarintaamme, tai muita esteitä sen käyttöönotolle. Ehkä kuvittelemme että saamme silmänräpäyksessä kaikki omat sotilaamme omaksumaan uuden taktiikan.Vältä liian nopeita ja yksisuuntaisia muutoksia

Uusien toimintatapojen käyttöönottoon on vain yksi lääke: pysähtyminen. On purettava auki koko kommunikaatioinfra, jäsenneltävä tavoitteet, esteet ja etenemisen stepit ja laadittava suunnitelma. Ja mikä kamalinta, tätä kaikkea ei voi ulkoistaa konsultille, eikä tehdä johtoryhmän kesken kulmahuoneessa. Toimintatapojen uudistamiseen on otettava käyttäjä mukaan.

On ehdottoman tärkeää kysyä tiedon käyttäjältä mikä häntä motivoi, tunnettava riskit ja hallittava mikrotason muutostilanteet. Kun muutoksen johtaminen on hanskassa,  on järkevää teettää toteutuksen palaset alan parhailla osaajilla. Urakoitsijoita uusien työkalujen rakentamiseen löytyy pilvin pimein, mutta hyvä vaatimusmäärittely takaa että heistä parhaat valitaan urakkaa toteuttamaan.

Vältä innostumista

Avain uusien toimintamallien käyttöönottoon on käyttäjien motivointi.  Tiedon vastaanottajaa tulisi motivoida käyttämään hänelle arvokasta tietoa ja tuottamaan sitä lisää. On paljon tehokkaampaa innostaa ihmisiä omaksumaan uusia asioita, kuin vaahdota kuuroille korville omista ahaa-elämyksistä. Varo siis innostumasta liikaa ja keskity innostamiseen. Motivoituneista tietotyökalujen käyttäjistä syntyy tulosta.